KLS : 3DA01
NPM : 46213912
MATKUL : SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
MATERI : Bab 8 Informasi dalam Praktik
REFERENSI : Management Information Systems ten edition, oleh Raymond McLeod, Jr.
dan George Schell.
INFORMASI
DALAM PRAKTIK
- INFORMASI SEBAGAI SALAH SATU FAKTOR PENTING PENENTU KEBERHASILAN
Pada tahun 1961, D, Ronald Daniel
dari Mc.Kinsey dan Company, salah saru perusahaan konsultan terbesar di
Amerika, memperkenalkan istilah critical success factor (CSF) atau faktor
penting penentu keberhasilan. Ia mengungkapkan bahwa terdapat beberapa
aktivitas penting yang akan menetukan keberhasilan atau kegagalan bagi semua
jenis organisasi.
Ketika manajemen sebuah perusahaan menjalankan konsep CSF, mereka akan
memusatkan perhatian pada pengindentifikasikan CSF dan kemudian memonitor
sampai seberapa jauh mereka telah mencapainya. Perusahaan yang melaksanakan
strategi ini mengakui bahwa informasi merupakan suatu sumber daya yang berharga
dan bahwa sistem informasi yang baik merupakan salah satu CSF.
- SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI
Istilah sistem pemrosesan transaksi digunakan untuk menjelaskan sistem
informasi yang mengumpulkan data yang menguraikan aktivitas perusahaan,
mengubah data menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut bagi para
pengguna yang terdapat didalam maupun diluar perusahaan. Ini merupakan aplikasi
bisnis pertamayang dipasang pada komputer ketika mereka pertama kali diperkenalkan
pada tahun 1950-an. Istilah sistem pemrosesan data elektronik (electronic
data processing-EDP) dan sistem informasi akuntansi juga telah
dipergunakan, namun saat ini kurang populer.
Informasi yang mengalir ke lingkungan juga memiliki arti penting. Sistem
pemrosesan transaksi adalah satu-satunya sistem informasi yang memiliki
tanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan informasi dari luar perusahaan. Sistem
pemrosesan transaksi memiliki tanggung jawab untuk memberikan informasi kepada
setiap unsur lingkungan selain pesaing. Sebagai contoh, sistem pemrosesan
transaksi memberikan faktur dan laporan saldo kepada pelanggan, pesanaan
pembelian kepada pemasok, dan data dalam laporan keuangan tahunan kepada
tahunan kepada para pemegang saham dan pemilik.
Salah satu contoh yang baik dari sistem pemrosesan transaksi adalah sistem yang
digunakan oleh perusahaan-perusahaan distribusi, perusahaan yang
mendistribusikan produk atau jasa kepada para pelanggannya. Sistem distribusi
juga dapat ditemukan pada organisasi-organisasi jasa seperti United Way dan
rumah sakit-rumah sakit serta pada badan-badan pemerintahan seperti militer dan
perpajakan.
- Tinjauan Sistem
Seluruh sistem ditunjukkan oleh kotak yang diberi label “Sistem distribusi”
yang berada ditengah. Unsur-unsur lingkungan yang berinteraksi dengan sistem
ditunjukkan oleh kotak-kotak dan dihubungkan ke sistem oleh panah-panah yang
disebut arus data.
Unsur-unsur lingkungan dari sistem distribusi meliputi pelanggan, pemasok,
ruang persedian bahan baku, dan manajemen. Arus data yang menghubungkan
perusahaan dengan para pelanggannya cukup mirip dengan arus yang menghubungkan
perusahaan dengan pemasoknya. Pesanan yang diterima oleh perusahaan dari para
pelanggannya disebut pesanan penjualan (sales order), sedangkan pesanan yang
ditempatkan oleh perusahaan kepada pemasoknya disebut pemesanan pembelian
(purchase order).
- Subsistem-subsistem Utama dari Sistem Distribusi
Sistem distribusi terdiri atas tiga proses utama yaitu : memenuhi pesanan
pelanggan, memesan persediaan pengganti dari pemasok, dan memelihara buku
besar.
- Memenuhi pesanan pelanggan : Pemrosesan pesanan melibatkan suatu sistem entri pesanan, sistem persediaan, sistem penagihan, dan sistem piutang dagang.
- Memesan persediaan pengganti pemasok : Sistem pengganti persediaan terdiri atas sistem pembelian, sistem penerimaan, dan sistem utang dagang.
- Memelihara buku besar : Sistem buku besar terdiri atas dua subsistem utama yaitu memperbarui sistem buku besar dan sistem pembuatan laporan manajemen.
- Menempatkan Sistem Pemrosesan Transaksi dalam Perspektif
Sistem pemrosesan transaksi adalah sistem informasi pertama yang
terkomputerisasi. Selain sebagai area aplikasi yang paling dapat dipahami,
sistem ini juga berperan sebagai fondasi dari semua aplikasi lainnya. Fondasi
ini mengambil bentuk basis data, yang mendokumentasikan semua hal yang penting
yang dilakukan oleh perusahaandalam menjalankan operasinya dan berinteraksi
dengan lingkungan.
v SISTEM INFORMASI
ORGANISASI
Area-area bisnis perusahaan keuangan, sumber daya manusia, layanan informasi,
manufaktur, dan pemasaran menggunakan basis data yang diproduksi oleh sistem
pemrosesan transaksi, ditambah data dari sumber-sumber yang lain, untuk
menghasilkan informasi yang digunakan oleh para manajer dalam mengambil
keputusan dan memecahkan masalah. Sistem informasi dikembangkan untuk setiap
area bisnis ini. Jenis sistem informasi lainnya yang telah diimplementasikan di
banyak perusahaan yatitu sistem informasi eksekutif (executive information
system atau EIS) ditunjukkan untuk tingkat organisasi daripada area bisnis. EIS
digunakan oleh para manajer ditingkat organisasi yang lebih tinggi.
Semua sistem organisasi ini merupakan contoh dari sistem informasi organisasi
(organizational information system). Semua sistem informasi tersebut
dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan akan informasi yang berhubungkan dengan
bagian-bagian tertentu dari organisasi.
- Sistem Informasi Pemasaran
Sistem informasi pemasaran memberikan informasi yang berhubungan dengan
aktivitas pemasaran perusahaan.
I. Subsistem
Output : Setiap subsistem output memberikan
informasi mengenai unsur-unsur penting di dalam bauran pemasaran. Bauran
pemasaran (marketing mix) terdiri atas empat unsur utama yang dikelola oleh
manajemen agar dapat memenuhi keuntungan. Subsistem output terdiri atas lima
yaitu :
a) Subsistem
Produk : memeberikan informasi mengenai produk-produk perusahaan.
b) Subsistem
Lokasi : memberikan informasi mengenai jaringan distribusi perusahaan.
c) Subsistem
Promosi : memberikan informasi mengenai iklan dan aktivitas penjualan
pribadi perusahaan.
d) Subsistem
Harga : membantu manajer mengambil keputusan harga.
e) Subsistem
Buaran Teringerasi : memungkinkan para manajer mengembangkan strategi yang
mempertimbangkan pengaruh gabungan dari unsur-unsur diatas.
II. Basis
Data : Basis data merupakan data yang
digunakan oleh subsistem output yang berasal dari basis data. Basis data
dipopulasikan dengan data yang berasal dari tiga subsistem ouput.
III.
Subsistem Input : sistem pemrosesan transaksi
mengumpulkan data dari sumber-sumber internal dan lingkungan lalu memasukannya
ke dalam basis data.
- Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Sistem informasi sumber daya manusia
memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan
sumber daya manusia perusahaan.
- Sistem Informasi Manufaktur
Sistem informasi manufaktur
memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan
operasi manufaktur perusahaan.
- Sistem Informasi Keuangan
Sistem informasi keuangan memberikan informasi kepada seluruh manajer
perusahaan yang berkaitan dengan aktivitas keuangan perusahaan.
- Sistem Informasi Eksekutif
Sistem informasi manufaktur adalah
suatu sistem informasi yang memberikan informasi kepada para manajer ditingkat
lebih tiinggi atas kinerja perusahaan secara keseluruhan. Sistem informasi
eksekutif ini biasanya terdiri atas stasiun-stasiun kerja eksekutif yang
terhubung melalui jaringan ke komputer pusat. Para perancang sistem informasi
eksekutif membuat sistem secara fleksibel sehingga ia akan dapat memenuhi
keinginan semua eksekutif apa pun itu. Salah satu pendekatan adalah dengan
memberikan kemampuan drill down (perincian), dengan pendekatan ini eksekutif
dapat mengeluarkam tampilan ringkasan dan kemudian secara berurutan menampilkan
detail dari tingkat lebuih rendah. Drill down ini akan terus dilakukan sampai
eksekutif merasa puas bahwa mereka telah mendapatkan jumlah detail sesuai
dengan kebutuhan.
v MANAJEMEN HUBUNGAN
PELANGGAN
Basis data yang kita masukkan dalam model sistem pemrosesan transaksi dan dalam
model-model sistem informasi pemasaran, sumber daya manusia, manufaktur, dan
keuangan dimaksudkan untuk mendukung para pengguna dalam mengerjakan aktivitas
mereka sehari-hari. Data dalam basis data ini harus data terbaru sehingga para
memiliki dasar terbaik untuk membuat keputusan dan memecahkan masalah.
Dalam merancang basis data ini, dilakukan upaya untuk memberikan data historis
meskipun terbatas. Kebutuhan akan data historis ini khususnya sangat besar dalam
area pemasaran, dimana para manajer ingin dapat melacak perilaku pembelian para
pelanggan selama jangka waktu yang cukup panjang. Kebutuhan ini telah
merangsang strategi pmasaran populer yang disebut manajemen hubungan pelanggan.
Manajemen hubungan pelanggan (customer relationship management atau CRM)
adalah adalah manajemen hubungan antara perusahaan dengan pelanggan sehingga
baik perusahaan maupun pelangggannya akan menerima nilai maksimum dari hubungan
ini. Strategi ini menyadari bahwa membina hubungan jangka panjang dengan
pelanggan adalah suatu strategi yang bagus, karena mempertahankan pelanggan
yang sudah ada biasanya akan lebih murah daripada mendapatkan pelaanggan baru.
Oleh karena itu, perusahaan melakukan upaya-upaya untuk memahami para pelanggannya
sehingga kebutuhan mereka akan dapat dipenuhi dan mereka pun tetap setia kepada
perusahaan.
Sistem CRM akan mengakumulasikan data pelanggan dalam jangka panjang yaitu 5
tahun, 10 tahun, atau bahkan lebih dan menggunakan data itu untuk memberikan
informasi kepada para pengguna. Unsur utama dalam CRM adalah data warehouse
(gudang data).
v DATA WAREHOUSE
Seiring dengan tereakumulasinya data transaksi selama bertahun-tahun, maka
volume data akan menjadi sangat besar. Hanya dalam belakangan ini saja
teknologi komputer mampu mendukung suatu sistem dengan permintaan data berskala
besar.Kini dimungkinkan untuk membangun suatu sistem dengan kapasitas data yang
hampir tak terbatas.
- Karakteristik Data Warehouse
Data warehouse (gudang data) telah diberikan untuk menjelaskan penyimpanan data
yang memiliki karakteristik sebagai berikut :
a)
Kapasitas penyimpanan sangat besar
b)
Data diakumulasikan dengan menambahkan catatan-catatan baru.
c)
Data dapat diambil dengan mudah
d) Data
sepenuhnya digunakan untuk mengambil keputusan dan tidak digunakan dalam
operasi perusahaan sehari-hari.
- Sistem Data Warehousing
Data warehouse adalah bagian utama dari data warehousing data ke dalam gudang,
mengubah isinya menjadi informasi tersebut kepada para pengguna. Sumber data
yang utama adalah sistem pemrosesan transaksi, namun tambahan data dapat
diperoleh dari sumber-sumber lain, baik itu internal maupun lingkungan. Ketika
data diidentifikasi memiliki nilai potensial dalam pengambilan keputusan, maka
data tersebut akan ditambahkan ke data warehouse.
Sistem data warehousing juga mencakup pula komponen manajemen dan kendali.
Komponen ini mirip dengan sistem manajemen basis data, yang mengendalikan pergerakan
data di sepanjang sistem.
- Bagaimana Data Disimpan dalam Tempat Penyimpanan Data Warehouse
Dalam suatu basis data, seluruh data mengenai subjek tertentu disimpan bersama
dalam satu lokasi, yang biasanya berbentuk sebuah tabel. Data tersebut meliputi
data pengindentifikasi, data deskriptif, dan data kuantitatif.
Tabel dimensi, data pengindentifikasi akan disimpan di tabel dimensi.
Istilah dimensi mengartikan pemikiran bahwa data tersebut dapat menjadi basis
untuk melihat data dari berbagai sudut pandang atau berbagai dimensi.
Tabel Fakta, Tabel-tabel terpisah disebut tabel fakta berisi
ukuran-ukuran kuantitatif sebuah entitas, objek, atau aktivitas.
v PENYAMPAIAN INFORMASI
Unsur terakhir dalam sistem data warehousing adalah sistem penyampaian
informasi, yang mendapatkan data dari tempat penyampaian data, mengubahnya
menjadi informasi, dan menjadikan informasi tersebut tersedia bagi para
pengguna. Informasi dapat diberikan dalam bentuk terinci atau dalam berbagai
tingkat ringkasan.
Proses melakukan navigasi kebawah melalui tingkatan-tingkatan rinci disebut drill
down. Proses melakukan navigasi keatas disebut roll up. Pengguna
juga dapat melakukan drill across, dengan cepat bergerakdari satu
hirarki data ke hirarki lainnya, dan drill through, berangkat dari
tingkat ringkasan ketingkat terendah data yang terinci
Tidak ada komentar:
Posting Komentar